15 דצמבר 2018,יום שבת

___
___
___

Twitter icon
Facebook icon
Google+ icon
YouTube icon
 

נדל"ן וכלכלה

במשגב והסביבה

TechnoloGeeks
remax-karmiel-big_3
qtgvryvt
shahaf-lawyer-big_0
TechnoloGeeks

רקם דור: 12 טיפים לשימוש יעיל בדואר אלקטרוני

Share

רקם דור: 12 טיפים לשימוש יעיל בדואר אלקטרוני

רקם דור
"אין לי זמן. יש לך מושג כמה אימיילים אני מקבל ביום?" זו אחת השאלות שאני נתקלת בהן בפגישות שאני מקיימת עם מנהלים. לרוב זהו ניסיון להסביר לי עד כמה הם עמוסים ועובדים קשה, ואולי גם מתוך רצון להדגיש בפניי שהם גורם משמעותי בארגון, אחרת הם לא היו מקבלים כל-כך הרבה אימיילים... 

אז כיצד ניתן להתמודד ביעילות עם הצפה של אימיילים בעבודה? בטור זה אציג בפניכם 12 טיפים שיעזרו לכם לנהל נכון יותר את ההתמודדות עם כמות האימיילים שאתם מקבלים ושולחים מדי יום:
  1. תדירות הכניסה לדוא"ל. יש הנוטים לענות מיד לכל אימייל שנכנס לתיבת הדואר האלקטרוני שלהם ומוצאים את עצמם כל היום יושבים ועונים להודעות. ההמלצה היא לסגל לעצמכם כניסה לדואר האלקטרוני בצורה מרוכזת, למשל 3 פעמים ביום. קבעו לעצמכם את המועדים שבהם אתם עונים על אימיילים ואת הזמן הנותר הקדישו לנושאים אחרים שאתם נדרשים לעשות במסגרת תפקידכם. בטלו את הצליל שמודיע על כל אימייל נכנס וכך תוכלו להתפנות לתכנון קדימה, לפגישות פנים מול פנים ועוד.
  2. פתחתם – טיפלתם. כאשר אתם פותחים אימייל מסוים, השתדלו לתת מענה מיידי, בייחוד כאשר מדובר באימיילים שהטיפול בהם אורך דקות ספורות בלבד. אתם מבזבזים זמן יקר כאשר אתם פותחים את האימייל, מקדישים זמן לקריאתו ואז מחליטים לטפל בו רק אחר כך. חסכו לעצמכם זמן יקר.
  3. כתבו מהו נושא האימייל. נושא האימייל יעזור לכם לחפש ולמצוא יחסית בקלות אימייל ששלחתם. במקביל, הוא יאפשר למקבל האימייל לתת לכם מענה או לחזור ולאתר את האימייל עליו הבטיח לתת לכם תשובה. בנוסף, אם הבקשה שלכם קצרה, תוכלו לרשום אותה בנושא עצמו וכך להגדיל את הסיכוי שהנמען יקרא אותה.
  4. היו תמציתיים וברורים. ככל שהאימייל שלכם קצר וברור יותר, כך אתם מגדילים את הסיכוי לקבל מענה מהיר יותר. אימיילים ארוכים, עלולים להיקרא ברפרוף, לא להיות ברורים וכתוצאה מכך לא לקבל מענה. רשמו בצורה מדויקת מה אתם רוצים ומתי.
  5. מי לטיפול ומי לידיעה. לא כל אימייל שנשלח אליכם, דורש מכם טיפול. שימו לב לכללי עבודה בדואר האלקטרוני: האם זה נשלח אליכם לפעולה או לידיעה. האדם שאליו נשלח האימייל לפעולה, מופיע בשורה שמציינת "אל". אדם זה מצופה לבצע את המשימה או להגיב. בשורה שבה רשום "עותק", אלה הם האנשים שאמורים לדעת, אך הם לא אלה שאמורים לפעול או להגיב. כאשר מספר אנשים מופיעים בשורת ה"אל", המשמעות היא שיש מספר גורמים הנדרשים לפעול. במצבים כאלה, חשוב שבגוף האימייל יהיה הסבר ברור לגבי מה אתם מצפים מכל אחד בנפרד. בכל מקרה, הימנעו מתפוצה לאנשים שאינם רלוונטיים.
  6. עצרו התכתבות מתמשכת באימייל ועברו לשיחה פנים מול פנים. יש מקרים שבהם אנשים מתכתבים ביניהם, לגבי נושא מסוים, במשך ימים ושבועות. הם שואלים שאלות, מעבירים אחריות ובינתיים שום דבר לא מתקדם עם המשימה. עצרו מצבים מעין אלה על ידי שיחה קצרה פנים מול פנים או בטלפון, צרו בהירות לצורך סיום המשימה ואז התקדמו למשימות האחרות שיש לכם.
  7. זמן תגובה. מומלץ ליידע את השולח שקיבלתם את האימייל ושהנושא בטיפולכם. רצוי לתת מענה תוך 24 שעות. כאשר מדובר בטיפול באימייל אשר מצריך זמן ארוך יותר, עדכנו את השולח על המועד שבו תתנו לו מענה. הקפידו לעמוד בהתחייבויותיכם.
  8. הימנעו ממשימות רבות באימייל אחד. לכאורה, זה נשמע נוח ותמציתי, אך בפועל מקבל האימייל עלול להשהות את תגובתו עד אשר תהיה לו תשובה לגבי כל השאלות שלכם. לכן, לעיתים נכון יותר להפריד בין נושאים שונים ולשלוח אותם באימיילים נפרדים.
  9. העברת אימייל לגורם אחר. כאשר אתם מעבירים אימייל לטיפולו של אדם אחר, מחקו תכתובת קודמת במידה שאינה רלוונטית עבורו. לעיתים מדובר בתכתובת אשר אינה מיועדת לעיניו ולעיתים זוהי תכתובת קודמת אשר תבזבז לו זמן יקר ומיותר. התמקדו במה שחשוב שידע או שיעשה.
  10. מדובר בבעיה הדורשת טיפול דחוף? הרימו טלפון. במידה שאתם זקוקים לתשובה מיידית, אל תסמכו רק על האימייל, דברו בטלפון עם הגורם הרלוונטי וידעו אותו על דחיפות הנושא.
  11. בנו ספריות לפי נושאים / בעלי תפקידים או כל מיון אחר שמשרת אתכם. דאגו להעביר לאותן ספריות תכתובת שטופלה וכך תוכלו לאתר אותה ביתר קלות במידה שתזדקקו לה בהמשך. בנוסף, מחקו הודעות מיותרות, כך תוכלו לראות ביתר קלות הודעות חדשות וגם נושאים שעדיין דורשים את טיפולכם.
  12. היעדרות מהעבודה. יצאתם לחופשה? נסעתם בשליחות העבודה למשך מספר ימים? השתמשו בהודעה אוטומטית המעדכנת לכל מי ששלח לכם אימייל על כך שאינכם נמצאים וציינו מתי תחזרו. בהודעה האוטומטית תוכלו לציין גם למי ניתן לפנות בהיעדרכם וכך תוכלו לחזור לעבודה כאשר נושאים דחופים כבר טופלו.
בהצלחה!

ליווי, הדרכה והכוונה מקצועית ואישית, שיפור ביצועים ומיומנויות ניהול,
הכנה לראיון עבודה ועוד.
שינויים גדולים מתחילים בטלפון אחד קטן...  054-7235717  רקם דור

הוסף תגובה