אביבית שלומוביץ - איך לנהל את הזמן שלי בעסק? (חלק א')

? כמה פעמים חזרתם מיום עבודה סחוטים ומותשים?
? קרה לכם שרציתם להגיע לכל המשימות שלכם אך לא הצלחתם?
? על מה אתם מבזבזים את זמנכם?
"אני מרגיש שאני רודף אחרי הזנב של עצמי. לא מספיק לעשות כלום והשבוע טס!".
כך ציין אחד מלקוחותיי במסגרת יעוץ לעסק שלו. מתברר שלא רק הוא, אלא רובינו רוצים להספיק ולנהל את הזמן שלנו אך לא מצליחים. אז איך עושים את זה?
עובדה 1: לא ניתן לנהל את הזמן.
הזמן שלנו הוא נתון במסגרת של 24 שעות ביממה. לא ניתן לנהל אותו כיון שהוא נתון. אבל ניתן לנהל את המשימות שלנו במסגרת הזמן.
עובדה 2: רובינו עוסקים בפעילות שלא קשורה במשימות שאנו צריכים לבצע.
בתצפיות שאני מבצעת בבתי עסק, על התנהלות עובדים בעבודה, במסגרת של 9 שעות עבודה ביום, רובם משקיעים את זמנם בפעולות שלא קשורות לקידום המשימות שלהם. למשל: עונים על מיילים לא רלוונטיים, מגיעים לפגישות שלא תורמות להם , יוצאים לארוחת צהרים עם קולגות שנמשכת יותר ממה שתכננו, מדברים עם עובדים שנכנסים ויוצאים מהמשרד, ועוד..
כלים מעשיים: פתרונות לניהול משימות אפקטיבי
1. תכננו והגדירו לעצמכם מטרה/מטרות- מה תרצו להשיג היום? השבוע? החודש?
2. התמודדות עם מדיניות "הדלת הפתוחה":  כמה טוב שעובדים מרגישים חופשי להכנס למשרד המנהל ולהתיעץ איתו בכל נושא אבל אליה וקוץ בה.. חשבו שכל פעם שאתם מתרכזים בביצוע משימה נכנס מישהו ומפריע לכם? האם יש סיכוי שתתמקדו בביצוע משימות?
הפתרונות: 1. הצבת שעות קבועות במהלך היום לקבלת עובדים למשל: כל יום בין 14:00-15:00
2. קביעת פגישה עם עובד מראש (גם אם מתקשר ורוצה להפגש איתכם היום, קבעו איתו פגישה קצרה של 15 דק. זה יאפשר לכם לסיים את משימותכם, יעביר מסר שזמנכם יקר ועדיין יתחשב בצרכי העובד)
3.  השתתפו בפגישות חיוניות שתורמות לכם. מומלץ לשאול עצמכם לפני כל פגישה:
האם הפגישה הזו מספיק חשובה לי?
האם לא ניתן לשלוח עובד או קולגה לפגישה?
האם אין אפשרות להתעדכן לגבי הפגישה ממישהו אחר שהיה שם?
האם מהפגישה יצאו תוצרים שמשפיעים על מטרות התפקיד והפעילות שלי?
אם כן- אנחנו צריכים להיות שם!
אם לא- יש לשקול אם ללכת או לא.
4. מיילים:  אתם עסוקים במשימה מסוימת, פתאום נכנס מייל. מה אתם עושים? רובינו עוזבים את המשימה ופותחים את המייל.. זהו גירוי חיצוני שעושה "קצר" למוח.  אם התנתקתם ממשימה ועברתם לביצוע פעילות אחרת, תצטרכו "להתניע" את המוח מחדש, דבר שלוקח זמן ואנרגיה.
הפתרון: קביעת זמנים מוגדרים לקריאת ומענה מיילים במהלך היום. בשאר השעות לא נוגעים במיילים..
5. הפסקות- עובד שלוקח הפסקות בתדירות נכונה, אפקטיבי יותר מזה שמעמיס על עצמו ברצף את כל הפעילויות שלו ללא הפסקות מוגדרות. מומלץ לצאת להפסקות ארוכות בשעות שהם אתם פחות אפקטיביים (בצהרים למשל). לנצל את השעות שבהן אתם הכי אפקטיביים (יש כאלו שהכי פוריים בשעות הבוקר, ויש כאלו שדווקא בשעות הערב) ולעבוד בהן ברצף. אל תיכנעו ללחצים של אחרים השואלים אם אתם רוצים לצאת לאכול ואומרים לכם: "אבל עכשיו תבוא, כי עוד חצי שעה אני בפגישה"? אם לא מתאים לכם עכשיו, דחו את ההצעה. תיהנו יותר לאכול אחר כך שתדעו שסיימתם את המשימה שלכם.